La IA y los datos de sus clientes: las reglas de privacidad que necesita una pequeña empresa

Dónde se cruzan los datos de los clientes con la IA

• Instrucciones: "reescribe esta respuesta a Jane Doe sobre su pago atrasado".
• Archivos subidos: exportaciones de reseñas, notas de llamadas, listas de clientes potenciales o datos de citas.
• Integraciones: IA conectada al correo, la mesa de ayuda, el calendario, el punto de venta o el CRM.
• Registros de chatbots: nombres, quejas, datos de cuentas y a veces preocupaciones de salud o de dinero.
• Datos para mejorar el servicio del proveedor: algunas herramientas pueden usar lo que usted envía para mejorar sus modelos, salvo que la configuración o el contrato digan otra cosa.
• Datos derivados: perfiles, puntajes, segmentos y predicciones que la IA crea a partir de los datos originales.

La IA no cambia las preguntas básicas

• ¿Qué información estamos recogiendo o ingresando, y para qué la necesitamos?
• ¿Qué les dijimos a los clientes que haríamos con ella?
• ¿Quién la recibe, incluidos los proveedores de IA y sus subcontratistas?
• ¿Cómo se protege y cuánto tiempo se conserva?
• ¿Los clientes pueden ver, corregir o borrar sus datos, o excluirse, cuando una ley les da ese derecho?
• ¿Ahora la usamos para un propósito nuevo, como entrenar modelos, crear perfiles o publicidad dirigida?

Cumpla las promesas de su política de privacidad

La Comisión Federal de Comercio (FTC) considera que una empresa que rompe sus propias promesas de privacidad incurre en engaño, y ha advertido a las empresas de IA que no cambien en silencio la forma en que usan los datos. Para una pequeña empresa, eso significa:

• No afirme "nunca compartimos sus datos" si los proveedores los procesan por usted.
• No use los datos de los clientes para entrenar IA, crear perfiles o hacer mercadeo si dijo que eran solo para prestar el servicio.
• Cuando prometa borrar datos, revise también los registros, las transcripciones y las copias de seguridad de los proveedores.
• Configure las opciones del proveedor, como "no entrenar con mis datos" y los límites de conservación, para que coincidan con lo que prometió.
• Actualice su política de privacidad antes de empezar un nuevo uso de IA, no después.

Las leyes estatales de privacidad abarcan más de lo que muchos dueños creen

Cada vez más estados tienen leyes integrales de privacidad del consumidor, entre ellos California, Colorado, Virginia y muchos otros, cada uno con sus propios umbrales, derechos y reglas sobre la creación de perfiles y las decisiones automatizadas. La Oficina del Fiscal General de California explica la California Consumer Privacy Act (en inglés), la ley de privacidad del consumidor de ese estado, y la Oficina del Fiscal General de Colorado explica la Colorado Privacy Act (en inglés), la ley de privacidad de Colorado.

Que una ley se aplique o no depende de cosas como sus ingresos, de cuántos registros de residentes maneja y de si vende o comparte datos. Revise los estados donde viven sus clientes, no solo el estado donde está usted.

Los datos delicados necesitan un cuidado especial

• Información de salud: los consultorios médicos, dentales y de terapia tienen reglas federales específicas; cualquier negocio que maneje datos de salud debe mantenerlos fuera de las herramientas de IA generales.
• Datos de niños: la COPPA, la ley federal que protege la privacidad de los niños en internet, restringe recoger información personal de menores de 13 años en línea sin un consentimiento de los padres que se pueda verificar.
• Datos financieros: la Gramm-Leach-Bliley Act, la ley federal sobre la privacidad de la información financiera, fija obligaciones de privacidad y seguridad para muchos negocios que ofrecen productos o servicios financieros.
• Datos biométricos y ubicación precisa: varios estados los consideran delicados y exigen consentimiento.

Lea las condiciones del proveedor

• ¿Qué tarea exacta hará la IA y con qué tipos de datos?
• ¿Entrena por defecto con las instrucciones, los archivos subidos, los resultados o los registros de chat, y se puede desactivar?
• ¿Cuánto tiempo guarda las instrucciones, los archivos y los registros, y el borrado llega a las copias de seguridad?
• ¿Qué subcontratistas ayudan a prestar el servicio y dónde se guardan los datos?
• ¿Le ayudará a responder las solicitudes de acceso, borrado y exclusión de los clientes?
• ¿Con qué rapidez le avisará de un incidente de seguridad, y qué pasa con sus datos cuando cancele?

Use el mínimo de datos y fije plazos de conservación

• Pruebe las herramientas con registros ficticios o de ejemplo.
• Quite nombres, correos, teléfonos y números de cuenta antes de resumir temas.
• Dele a un chatbot solo lo que necesita, como el estado de un pedido, no los datos de pago.
• Suba 30 días de tickets etiquetados, no todas las conversaciones que se han grabado.
• Limite qué personas del equipo pueden hacer tareas de IA con qué datos.
• Lleve un inventario sencillo de dónde están los datos de los clientes, incluidas las herramientas de IA y las transcripciones, y cuánto tiempo se guarda cada cosa.

Nuestra lista de lo que nunca debe pegar en ChatGPT y nuestra guía de IA privada explican formas prácticas de mantener los datos delicados bajo su control.

Dónde encaja ASL

Viavitna responde preguntas de clientes solo con el contenido que usted aprueba y lleva la cuenta de las preguntas que no pudo responder sin guardar lo que escribieron los visitantes. Para herramientas de IA en su propia infraestructura, con las reglas de conservación y de acceso que usted fije, vea nuestro servicio de desarrollo de software a medida o contáctenos.

Preguntas frecuentes

¿Es legal poner datos de clientes en ChatGPT?

Depende de lo que les prometió a sus clientes, de qué leyes de privacidad aplican y de las condiciones de la herramienta. Como regla, mantenga los datos personales fuera de las herramientas públicas y use planes empresariales con control de datos cuando haga falta.

¿Tengo que actualizar mi política de privacidad por la IA?

Si usa los datos de los clientes de formas nuevas, como que los procesen proveedores de IA, crear perfiles o entrenar modelos, actualice la política antes de empezar y asegúrese de que su práctica coincida con ella.

¿Qué leyes estatales de privacidad se aplican a mi negocio?

Depende de dónde viven sus clientes, de sus ingresos y de cuántos datos personales maneja. Revise cada estado donde tiene clientes, empezando por la orientación oficial de su fiscal general.

¿Qué datos son delicados según las leyes de privacidad?

Por lo general, los datos de salud, de niños, financieros, biométricos y de ubicación precisa, además de otros en algunos estados. Manténgalos fuera de las herramientas de IA generales.

¿Qué debo preguntarle a un proveedor de IA sobre la privacidad?

Si entrena con sus datos, cuánto tiempo los guarda, quiénes son sus subcontratistas, cómo funciona el borrado, cómo le ayuda con las solicitudes de los clientes y con qué rapidez informa de los incidentes.

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