Qué no pegar nunca en ChatGPT en el trabajo

La regla que lo cubre casi todo

Los chatbots de IA son buenos para redactar, resumir y reformular. El riesgo está en lo que la gente pega. Si su negocio no ha aprobado la herramienta, suponga que el texto podría guardarse, revisarse o procesarse fuera de su control.

Regla fácil de recordar: si no se lo enviaría por correo a un desconocido fuera de la empresa, no lo pegue en un chatbot no aprobado. Use la IA para la estructura, la redacción y las plantillas; mantenga los datos privados en sus sistemas aprobados.

Nunca pegue: accesos y dinero

Contraseñas, códigos y claves: contraseñas, códigos de un solo uso, claves de API, códigos de recuperación y enlaces de inicio de sesión. Mejor describa el error: "¿Cómo soluciono un error de clave de API vencida?".
Datos bancarios y de pago: números de cuenta y de ruta, instrucciones de transferencia, números de tarjeta, números de identificación fiscal y archivos de nómina. Use cifras redondeadas o de ejemplo para explicar un presupuesto.

Nunca pegue: información personal

Datos de clientes: nombres, direcciones, teléfonos, correos, números de cuenta, historiales de pedidos y tickets de soporte. Reemplácelos por "Cliente A" o una descripción breve.
Expedientes de empleados y de recursos humanos: currículums, evaluaciones, notas disciplinarias, sueldos, quejas y planes de despido. Mejor describa la situación en términos generales.
Datos de salud y de beneficios: solicitudes de licencia y de adaptaciones, informes de lesiones y reclamos de seguro, aunque su negocio no sea del área de salud. Pregunte por el proceso, nunca por la persona.

Nunca pegue: material confidencial del negocio

Documentos legales: contratos en disputa, negociaciones de acuerdos, estrategia legal y mensajes con su abogado. Mejor haga preguntas generales sobre la estructura.
Secretos comerciales y planes: estrategia de precios, hojas de ruta, condiciones con proveedores, proyecciones y negociaciones de adquisición. Convierta la pregunta en un caso genérico.
Mercadeo no publicado: mensajes de lanzamiento, nombres de productos y conceptos de campaña antes de que se aprueben.
Notas de reuniones y chats confidenciales: transcripciones, material de la junta directiva e hilos de mensajes internos. Resuma usted mismo los temas.

Nunca pegue: detalles técnicos y de seguridad

Código fuente y arquitectura: repositorios privados, esquemas de bases de datos, configuraciones de servidores y nombres de equipos internos. Use un ejemplo pequeño inventado que muestre el mismo problema.
Incidentes de seguridad: informes de incidentes, análisis de vulnerabilidades, registros de acceso y correos de phishing reales. Use las herramientas aprobadas por su equipo de seguridad.
Documentos completos: pegar un informe entero para corregir un párrafo también envía los comentarios, los cambios registrados, los nombres y los anexos. Copie solo la parte que necesita.

Cómo ocultar los datos de una instrucción en un minuto

Decida cuál es la tarea real: reescribir, resumir, generar ideas, resolver un problema o ajustar el tono.
Borre nombres, correos, teléfonos, direcciones y números de cuenta o de identificación.
Cambie los secretos por marcadores como [CLIENTE], [MONTO], [HERRAMIENTA_INTERNA] o [FECHA].
Quite todo lo que el chatbot no necesita: un párrafo en lugar del hilo completo.
Redondee las cifras y use fechas aproximadas cuando no hagan falta las exactas.
Pida algo reutilizable, como una plantilla o una lista de verificación, y luego complete los datos reales en privado.

Riesgoso: "Reescribe este correo para Robert Chen de Acme Medical sobre la factura 88314, el pago vencido de $47,892 y la suspensión de la cuenta mañana".

Más seguro: "Reescribe esto con un tono firme y profesional: [Cliente] tiene una factura vencida; el servicio podría suspenderse si no se recibe el pago antes de la fecha límite".

Qué cambian los planes empresariales y la IA privada

Los planes empresariales de los principales proveedores de IA suelen agregar controles de administración y condiciones contractuales sobre cómo se usan sus datos, y algunos le permiten excluir sus datos del entrenamiento de modelos. Es más seguro que una cuenta personal gratuita, pero sigue siendo un tercero, así que la lista de arriba sigue aplicándose al material más delicado. Lea las condiciones empresariales vigentes de cada proveedor en lugar de suponerlas.

Para los datos que nunca deben salir de su control, la IA privada ejecuta modelos en infraestructura que usted posee o controla. Nuestra guía de ChatGPT para empresas compara las opciones.

Conviértalo en un hábito del equipo

Ponga la regla y la lista en una página de su política de uso aceptable de IA, nombre las herramientas aprobadas y muestre un ejemplo de cómo ocultar datos durante la incorporación del personal. Si la gente ya usa herramientas no aprobadas, empiece con el enfoque de amnistía de nuestra guía sobre la IA en la sombra en lugar de una prohibición.

Dónde encaja ASL

Cuando el personal sigue pegando documentos internos en chatbots públicos para obtener respuestas, la mejor solución es una herramienta aprobada. ASL Help Engine responde las preguntas del personal a partir de contenido de ayuda revisado y muestra a cada persona solo el contenido que su rol permite. Para asistentes conectados a sus propios sistemas, vea nuestro servicio de desarrollo de software a medida o contáctenos.

Preguntas frecuentes

¿Qué nunca debe compartir con ChatGPT en el trabajo?

Contraseñas y claves, datos bancarios y de pago, datos personales de clientes y empleados, información de salud, documentos legales, secretos comerciales, código fuente, detalles de seguridad y notas de reuniones confidenciales.

¿Es seguro pegar documentos de la empresa en ChatGPT?

No en una cuenta personal o no aprobada. Incluso con un plan empresarial aprobado, pegue solo la parte que necesita y quite antes los nombres, los números y los secretos.

¿Cómo uso la IA sin compartir datos delicados?

Oculte los datos: describa la tarea, quite los identificadores, use marcadores como [CLIENTE] y [MONTO], recorte el contexto que sobra y pida una plantilla reutilizable que usted completa en privado.

¿Los planes empresariales de IA lo hacen seguro?

Suelen agregar controles de administración y condiciones sobre los datos, lo que es más seguro que las cuentas personales, pero el proveedor sigue siendo un tercero. Deje fuera el material más delicado o use IA privada.

¿Qué hago si alguien ya pegó datos delicados?

Avise pronto al área de informática o a su gerente, borre la conversación si la herramienta lo permite, cambie las contraseñas o claves expuestas y cumpla sus obligaciones de privacidad y contractuales.

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