GPTs personalizados y proyectos de Claude para su equipo

Qué son los GPTs personalizados, los proyectos de Claude y los Gems de Gemini

Los GPTs personalizados son versiones de ChatGPT adaptadas con instrucciones, archivos de conocimiento opcionales y funciones elegidas; OpenAI explica cómo crear y editar GPTs (en inglés).
Los proyectos de Claude (Claude Projects) son espacios de trabajo con conocimiento e instrucciones del proyecto, que los equipos con planes empresariales pueden compartir; vea la descripción de los proyectos (en inglés) de Anthropic.
Los Gems de Gemini son instrucciones guardadas para una tarea que se repite, con archivos opcionales; Google los describe en su ayuda sobre los Gems (en inglés).

Los nombres y los límites varían según el plan y cambian a menudo, pero el razonamiento es el mismo en los tres.

Elija bien la primera tarea

Empiece por algo común, con muchos documentos y de bajo riesgo porque una persona revisa el resultado: un ayudante para la incorporación del personal, un redactor de primeros borradores de propuestas, alguien que responde preguntas sobre políticas, un formateador de notas de reuniones o un redactor de correos a clientes.

Material de origen claro: las respuestas están en documentos aprobados.
Preguntas que se repiten: la gente pregunta lo mismo con suficiente frecuencia como para justificar la configuración.
Revisión humana: una persona revisa todo lo importante antes de que salga del negocio.

Créelo en seis pasos

Dele una tarea en una sola oración: "Este asistente ayuda a los encargados de oficina a responder preguntas sobre la incorporación del personal usando el manual del empleado y el resumen de beneficios, con respuestas breves que nombran el archivo de origen".
Agregue unos pocos archivos aprobados: solo las versiones vigentes, con nombres claros, sin borradores viejos ni comentarios, y una nota breve que diga qué archivo manda si dos no coinciden. Deje fuera los datos delicados, salvo que su plan y sus permisos de verdad lo permitan.
Escriba las instrucciones: "Responde solo con los archivos aprobados. Si la respuesta no está ahí, di que no lo sabes e indica a quién preguntar. Usa un lenguaje sencillo y viñetas. Separa la respuesta de los próximos pasos sugeridos".
Agregue de tres a seis respuestas de ejemplo que muestren la extensión y el tono correctos, y una negativa amable.
Fije las reglas para negarse y escalar: nada de asesoría legal, fiscal, médica ni financiera; nada de ofertas vinculantes, reembolsos ni decisiones de personal; los asuntos delicados de recursos humanos, nómina, seguridad y disputas con clientes van a una persona con nombre.
Créelo en el espacio de trabajo de su empresa, no en una cuenta personal, y compártalo solo con quienes lo necesitan.

Pruébelo antes de compartirlo

Hágale 20 preguntas reales: diez que debería responder, cinco ambiguas y cinco que debería rechazar. Compare cada respuesta con el archivo de origen y confirme que dice "no lo sé" en lugar de adivinar. Nuestra guía sobre las alucinaciones de la IA explica por qué eso importa.

Después déselo a dos o tres personas durante una semana, reúna las preguntas que respondió mal y corrija los archivos o las instrucciones, no los síntomas.

Configuración de privacidad y del plan que debe revisar

Use un plan empresarial o de equipo con controles de administración, y revise si sus condiciones permiten usar sus archivos y chats para entrenar modelos.
Controle cómo se comparte: quién puede usar, editar y copiar el asistente, y si se puede compartir fuera de la empresa.
No suba archivos que no todos deberían ver; por lo general, cualquiera que pueda usar el asistente puede obtener respuestas de sus archivos.
Sepa dónde se guardan los archivos y cómo borrarlos.

Nuestra lista de lo que nunca debe pegar en ChatGPT también aplica a los archivos que sube.

Manténgalo al día y con un responsable

Nombre a un responsable para cada asistente, anote su tarea, sus fuentes y sus reglas, y revíselo cada mes o cada vez que cambie una política. Reemplace los archivos viejos en lugar de agregar otros nuevos al lado, vuelva a hacer sus preguntas de prueba después de cada cambio y retire los asistentes que nadie usa.

Cuándo necesita algo más que un GPT personalizado

Los GPTs personalizados y los proyectos son excelentes para tareas pequeñas y de bajo riesgo. Ya les quedan chicos cuando necesita que distintas personas vean distintos documentos, cuando las respuestas siempre deben citar la fuente exacta, cuando lo usarán clientes, cuando debe conectarse con sistemas en vivo como su CRM o su sistema de tickets, o cuando necesita registros de cada pregunta y respuesta. Ese es el momento de considerar una verdadera base de conocimiento con IA o un desarrollo de IA a medida.

Dónde encaja ASL

ASL Help Engine responde las preguntas del personal a partir de contenido de ayuda revisado, cita sus fuentes y muestra a cada persona solo el contenido que su rol permite, cosas que un GPT personalizado no puede garantizar. Para las respuestas a clientes, Viavitna hace lo mismo con el contenido que usted aprueba. Contáctenos para conversar sobre su primer asistente.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un GPT personalizado?

Una versión de ChatGPT configurada para un solo propósito, con sus propias instrucciones, archivos de conocimiento opcionales y funciones, que su equipo puede reutilizar en lugar de reescribir la misma instrucción.

¿Cuál es la diferencia entre un GPT personalizado y un proyecto de Claude?

Ambos le dan a un asistente instrucciones y archivos de referencia para una tarea que se repite. Un GPT es un asistente reutilizable en ChatGPT; un proyecto de Claude es un espacio de trabajo compartido en Claude. Los Gems de Gemini hacen lo mismo en Gemini.

¿Qué archivos debo darle a un asistente de equipo?

Un conjunto pequeño de documentos vigentes y aprobados con nombres claros, más una nota sobre qué archivo manda si dos no coinciden. Deje fuera los borradores, los comentarios y todo lo que no deban ver todas las personas que lo usan.

¿Cómo evito que invente cosas?

Indíquele que responda solo con los archivos y que diga cuando no sabe, agregue ejemplos de negativas y pruébelo con preguntas que debería rechazar antes de compartirlo.

¿Cuándo debemos usar algo más que un GPT personalizado?

Cuando necesita permisos por persona, citas exactas de las fuentes, respuestas para clientes, conexiones con sistemas en vivo o registros de cada pregunta y respuesta.

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