Compartir archivos cifrados: cómo enviarlos de forma segura

Qué protege compartir archivos cifrados y qué no

Casi todos los servicios dicen que cifran los archivos, pero esa palabra abarca tres protecciones distintas. Cada una responde a una pregunta diferente sobre quién podría leer el archivo, así que pregunte cuáles ofrece realmente el servicio.

En tránsito: el archivo viaja cifrado, normalmente con TLS (el candado del navegador). Nadie en la red puede leerlo, pero el servicio recibe un archivo legible.
En reposo: el servicio guarda el archivo cifrado. Un disco o una copia de seguridad robados no sirven sin la clave, pero el servicio, que tiene esa clave, sí puede descifrarlo.
De extremo a extremo: el archivo se cifra en el dispositivo de quien lo envía y solo el destinatario puede descifrarlo. El servicio transporta datos que no puede leer.

La guía Start with Security (en inglés) de la FTC pide a las empresas usar criptografía sólida para la información confidencial, tanto al guardarla como al transmitirla. También advierte que el cifrado falla si está mal configurado, por ejemplo, si se desactiva la validación de certificados.

Quién tiene las claves al compartir archivos cifrados

El cifrado convierte la pregunta «¿quién puede leer este archivo?» en «¿quién tiene la clave?». Si el proveedor guarda las claves, sus sistemas pueden descifrar sus archivos, y también podría hacerlo quien entre en esos sistemas u obtenga una orden legal para acceder a los datos. Si solo el remitente y el destinatario las tienen, el proveedor no tiene nada legible que entregar. NIST trata el tema en su recomendación sobre gestión de claves (en inglés).

Pregunte a cualquier proveedor:

¿Quién genera las claves, dónde se guardan y puede el personal o el software del proveedor descifrar un archivo?
¿Se cifran también los nombres y los tamaños de los archivos, o solo el contenido?
¿Qué pasa si pierde la contraseña o la clave? Con un cifrado de extremo a extremo real, a menudo no hay forma de recuperarla.
¿Cómo se reemplaza una clave si se filtra?

Cuándo necesita cifrado de extremo a extremo: cuando nadie más que las dos partes debe poder leer el archivo, ni siquiera el proveedor. A cambio, el servicio normalmente no puede mostrar vistas previas ni revisar el contenido, y perder la clave puede significar perder el archivo. Para los archivos de trabajo de todos los días, el cifrado en tránsito y en reposo con buenos controles de acceso suele bastar.

Enlaces con contraseña: envíe la contraseña por otro medio

Un enlace por sí solo no debería ser la llave de su documento. Los enlaces se reenvían, se pegan en el chat equivocado y quedan en el historial del navegador. Una contraseña en el enlace agrega una segunda pieza que el lector debe tener.

Active la contraseña del enlace. Use la que genera el servicio o cree una larga y aleatoria; la CISA recomienda (en inglés) al menos 16 caracteres o una frase de contraseña con palabras sin relación entre sí.
Envíe el enlace por correo electrónico o por el medio que espera el destinatario.
Envíe la contraseña por otro medio: una llamada, un mensaje de texto o en persona. Nunca la ponga en el mismo correo ni en la misma conversación.
Avísele al destinatario cuándo vence el enlace.
Cuando confirme que tiene el archivo, deje que el enlace venza o elimine el archivo compartido.

El segundo canal importa porque, si no, un solo buzón comprometido o un mensaje reenviado llevaría las dos mitades. Además, los correos falsos de «se compartió un archivo con usted» se usan para el phishing, y la FTC aconseja (en inglés) a las empresas verificar por su cuenta los correos que piden información delicada.

Vencimiento del enlace, límite de descargas y registros de acceso

Unos buenos controles limitan cuánto tiempo y cuántas veces se puede obtener un archivo, y dejan constancia de lo que pasó.

Vencimiento: elija el plazo más corto que funcione, como un día o una semana, no «para siempre».
Límite de descargas o aperturas: si una persona necesita una copia, bastan una o dos descargas, no un número ilimitado.
Cancelación anticipada: pregunte si un enlace se puede revocar después de enviarlo. Algunos servicios no lo permiten, y entonces la única forma de detenerlo es eliminar el archivo.
Registros de acceso: las aperturas, las descargas y los intentos fallidos de contraseña deberían quedar registrados con fecha y hora, para saber si el archivo se recibió.
Destinatarios sin cuenta: el acceso con cuenta vincula la descarga a una persona; los enlaces sin cuenta son más cómodos, pero dependen solo del enlace y la contraseña.

Revise también la configuración predeterminada. En Google Drive, la opción «Cualquier persona con el enlace» permite abrir el archivo a quien tenga el enlace sin iniciar sesión, mientras que «Restringido» lo limita a las personas que usted agregó.

Cómo enviar archivos de forma segura cuando son grandes

El correo electrónico no sirve bien para archivos grandes. Gmail limita los adjuntos de las cuentas personales a 25 MB y cambia un archivo más grande por un enlace de Google Drive, así que la configuración de ese enlace pasa a importar más que el correo.

Use un servicio con límites adecuados. Antes de subir el archivo, revise el tamaño máximo por archivo y cuánto tiempo se conservan; ambos varían mucho de un servicio a otro.
Cifre el archivo usted mismo. Un compresor gratuito y de código abierto como 7-Zip (en inglés) admite cifrado AES-256 en los formatos 7z y ZIP. Envíe el archivo comprimido por un medio y la contraseña por otro, y no ponga datos delicados en los nombres de archivo, porque algunos formatos los dejan legibles.
Divida los conjuntos muy grandes en varios archivos cifrados, o pida al equipo de informática del destinatario un lugar de carga administrado.

Qué revisar antes de elegir un servicio para compartir archivos de forma segura

Pida respuestas por escrito, no adjetivos:

Claves: quién las tiene, si el servicio cifra de extremo a extremo y si protege los nombres de archivo y otros metadatos.
Cuentas: si admiten autenticación multifactor (en inglés) y si hay funciones separadas para administradores y miembros.
Enlaces: contraseñas, vencimiento, límite de aperturas y si un enlace se puede revocar.
Registros: qué se registra, por cuánto tiempo y cómo obtener una copia.
Eliminación: qué borra exactamente «eliminar» y cuánto tiempo quedan copias en los respaldos.
Ubicación: el país o la región donde se guardan los datos, qué otras empresas los procesan y cómo recuperarlos si deja el servicio.
Destinatarios externos: cómo recibe un archivo alguien sin cuenta y qué ve antes de escribir la contraseña.
Límites: tamaño de archivo, cantidad de archivos y tiempo de conservación.

Errores comunes al compartir archivos delicados

Enviar adjuntos delicados por correo. La guía de la FTC para empresas dice que el correo electrónico común no es un medio seguro para enviar datos delicados. Las copias quedan en los buzones y se pueden reenviar. En Gmail, un candado rojo abierto indica que el mensaje no está cifrado.
Enlaces públicos que nunca vencen. Un enlace de «cualquier persona con el enlace» creado hace años puede seguir funcionando. Revise los archivos compartidos antiguos y desactívelos.
La contraseña en el mismo mensaje. Un enlace y su contraseña en el mismo correo protegen poco más que un enlace sin contraseña.
Nombres de archivo confidenciales. Un nombre como Perez-expediente-medico-2026.pdf revela mucho, y algunos servicios guardan los nombres sin cifrar.
El destinatario equivocado. El autocompletado puede elegir otra dirección; revísela antes de enviar el enlace.
Guardar archivos para siempre. La FTC aconseja conservar la información delicada solo mientras exista una necesidad legítima del negocio.

Normas por sector para compartir archivos delicados

Algunos sectores tienen normas específicas para proteger la información que se guarda o se comparte. Esto es información general, no asesoría legal.

Atención médica: las salvaguardas técnicas (en inglés) de la Regla de Seguridad federal de privacidad de la salud abarcan el control de acceso, los controles de auditoría y la seguridad de las transmisiones, incluido el cifrado, para la información médica protegida en formato electrónico. Ninguna herramienta hace que una organización cumpla por sí sola.
Instituciones financieras: la Regla de Salvaguardas (en inglés) de la FTC exige a los negocios cubiertos, que pueden incluir prestamistas y preparadores de impuestos, cifrar la información de sus clientes en sus sistemas y en tránsito, o usar controles alternativos aprobados cuando el cifrado no sea factible.
Leyes sobre filtraciones de datos: según la guía de respuesta a filtraciones de datos (en inglés) de la FTC, todos los estados tienen una ley de notificación de filtraciones, y los requisitos varían de un estado a otro.
Normas profesionales: abogados, contadores y otros profesionales con licencia pueden tener deberes de confidencialidad que varían según el estado o el organismo que otorga la licencia.

Dónde encaja ASL Files

ASL Files, que figura como en producción, es el almacén cifrado de archivos que usan otros productos de ASL, e incluye Secure Send para entregar un archivo a alguien fuera de su organización. Cada archivo guardado se cifra con AES-256-GCM, y una descarga exige una sesión válida de la organización dueña del archivo, así que una dirección copiada no abre nada por sí sola.

Secure Send le entrega un enlace y una contraseña aparte para que usted los envíe por dos canales; el servicio no envía ninguno de los dos. Usted elige una duración de una hora a 30 días y hasta 50 aperturas. El destinatario no ve nada del archivo hasta escribir la contraseña correcta, y se registran los intentos fallidos y las aperturas.

Sus límites se explican con claridad. No es cifrado de extremo a extremo, porque el servicio de almacenamiento tiene la clave. Los nombres, tipos y tamaños de archivo son legibles en el índice activo, cada archivo puede pesar hasta 15 MiB, un enlace no se puede cancelar antes de tiempo salvo eliminando el archivo, y el .zip que se entrega no está protegido con contraseña. Conozca cómo funciona ASL Files.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa compartir archivos cifrados?

Enviar o guardar archivos de modo que estén cifrados en tránsito, en reposo o en ambos casos. El detalle importante es quién tiene las claves: si las tiene el proveedor, puede descifrar los archivos; con cifrado de extremo a extremo, solo pueden hacerlo el remitente y el destinatario.

¿El cifrado de extremo a extremo siempre es la mejor opción?

Da la mayor privacidad frente al proveedor, pero suele impedir las vistas previas y las revisiones en el servidor, y perder la clave puede significar perder el archivo. Úselo cuando solo las dos partes deban poder leer el archivo.

¿Cuál es la forma más segura de enviar la contraseña de un archivo compartido?

Use un medio distinto al del enlace, como una llamada o un mensaje de texto, y elija una contraseña larga y aleatoria. Nunca la ponga en el mismo correo o chat que el enlace.

¿Cómo puedo enviar archivos de forma segura si son muy grandes?

Use un servicio cuyo límite por archivo sea suficiente, o cifre el archivo con un compresor que admita AES-256 y envíe la contraseña por separado. El correo común no sirve bien: en las cuentas personales de Gmail el límite es de 25 MB.

¿Es seguro enviar por correo un adjunto protegido con contraseña?

Es más seguro que un adjunto sin protección, pero queda en los buzones y se puede reenviar, y una contraseña en la misma conversación protege poco. Un enlace que vence, con la contraseña enviada por otro medio, deja menos rastro.

¿Basta un servicio para compartir archivos de forma segura para cumplir con las normas de privacidad de la salud?

Ninguna herramienta basta por sí sola. Un servicio puede ayudar con salvaguardas como el cifrado, el control de acceso y los registros, pero cumplir con esas normas depende de sus propias políticas, contratos y prácticas.

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